Wettbewerbsvorteil zeitnaher Jahresabschluss

Wissen Sie, wie erfolgreich der Dezember war? ... Haben Sie eine Idee, wie erfolgreich das vergangene Jahr war? ... Was können Sie aus dem vergangenen Jahr lernen? ... Was können Sie im neuen Jahr besser machen?... Sind Sie Kreditengagements eingegangen?

Nun ist das neue Jahr bald zwei Monate alt. Es ist erschreckend, wie lange es oft dauert, bis kleine und mittelständische Unternehmen ihre Zahlen kennen. Die Gründe dafür sind vielfältig, doch es geht auch anders...

Ein Prozess, der bei vielen Unternehmen erst gegen Jahresende in den Fokus rückt, ist die Erstellung des Jahresabschlusses. Dann bricht eine hektische Zeit an, in der Daten und Informationen gesammelt und alle im Rechnungswesen verfügbaren Ressourcen gebunden werden. Sind die Daten und Informationen bewertet und erfasst, geht das vorbereitete Zahlenwerk zum Steuerberater. Der Steuerberater erstellt die Abschlussbuchungen und schreibt einen Bericht.

Inzwischen sind Monate vergangen. Die Zahlen sind veraltet und nicht mehr entscheidungsrelevant. 

Börsennotierte Unternehmen schaffen durch eine zeitnahe Berichterstattung (Fast Close) ein höheres Vertrauen der Anteilseigner. Das wiederum ist von Vorteil für das berichtende Unternehmen.

Neben solchen externen Motiven gibt es gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ganz andere Gründe für die Beschleunigung des Berichtswesens. Diese gehen einher mit der Behebung von Schwachstellen in der Ablauforganisation und im Rechnungswesen.

• Belege werden nicht zeitnah weitergegeben oder bearbeitet
• Belege gehen verloren
• Eigenbelege werden nicht erstellt
• Vor Eingabe der Belege werden manuelle Listen geführt
• Die Termine sind nicht klar geregelt
• Die Zuständigkeiten sind nicht klar geregelt

Ziel einer Optimierung dieses Prozesses ist es ineffiziente Aktivitäten zu eliminieren und dadurch langfristig eine Kostensenkung ohne Qualitätsverluste zu erreichen.

Die im Abschluss offengelegten Daten müssen nicht nur inhaltlich verlässlich, sondern auch zeitnah sein. Und sie müssen den Vorschriften zur Rechnungslegung entsprechen.

Was bei den börsennotierten Unternehmen die Aktionäre sind, sind bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen die Banken. Je schneller Ihr Abschluss vorliegt, umso mehr punkten Sie bei Ihrer Bank!

Wer sagt denn, dass Ihr Rechnungswesen erst ab Jahresende so richtig in Fahrt kommen soll? Die zwingende Voraussetzung für ein beschleunigtes Berichtswesen ist vor allem eine gleichmäßigere Verteilung der erforderlichen Aktivitäten zur Abschluss- und Berichtserstellung über das gesamte Geschäftsjahr hinweg.

Dies erfordert ein Umdenken. Ihre Prozesse müssen normalisiert werden, sprich: Jeder Monatsabschluss ist ein Jahresabschluss.

Das bedeutet im Einzelnen:

• monatliche Abgrenzungen (Aktive Rechnungsabgrenzung)
• monatliche Rückstellungen (für fehlende Kostenrechnungen)
• monatliche Abschreibungen aus dem Anlagevermögen
• monatliche Kontenabstimmungen
• monatliche Kassenberichte
• periodengerechte Abrechnung Ihrer Leistungen
• periodengerechtes Buchen Ihrer Kosten
• monatliche Bewertung Ihrer Forderungen
• zeitnahes und permanentes Mahnwesen
• Vorverlegung der Inventuren
• Anpassung der Laufzeit Ihrer Verträge auf das Geschäftsjahresende 
  
• monatliche Plausibilitätsprüfungen bezüglich Ihres Betriebsergebnisses und Ihrer Liquidität

Voraussetzungen dafür sind die Straffung Ihrer Ablauforganisation, ein Umdenken Ihrer Mitarbeiter oder Dienstleister und die professionelle Nutzung Ihrer eingesetzten Software. Was nützt Ihnen eine teure Software, wenn die Daten daraus nicht auch jederzeit in aktueller Form bereitgestellt werden können?

Wenn die o. g. Arbeitsgänge kontinuierlich ausgeführt werden, dann vereinfacht und beschleunigt sich die Bilanzierung zum Jahresende enorm und Sie können Ihre Unterlagen bereits im Januar an Ihren Steuerberater geben. Und wenn dieser sich auch beeilt, dann können Sie bei Ihrer Bank zeitnah punkten. 

Wer aussagefähige Unternehmensdaten frühzeitig verfügbar macht, besitzt einen Wettbewerbsvorteil. Die Geschäftsführung kann rascher auf Entwicklungen reagieren und Ihre Kapitalgeber erhalten aktuelle Informationen. Wie ich aus eigener Erfahrung weiß, ist das durchaus machbar.

Christian Schaffhauser